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Las oficinas sin papel

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 Hoy vamos a hablar de cómo podemos conseguir ahorrar dinero y conseguir una empresa mucho más sostenible gracias a la digitalización de documentos: las oficinas sin papel (o paperless).

Cuando, hace tiempo, pensábamos en el 2018, nos imaginábamos coches voladores y comida en pastillas. Y sin embargo, seguimos manteniendo muchos de los materiales y herramientas que teníamos antes.

Ha llegado la hora de desprenderse de uno de ellos en la oficina: el papel.

¿Cuáles son las ventajas de una oficina digitalizada?

Lo más importante es el positivo impacto medioambiental que producimos con este ahorro significativo de papel.

• Mejora en la eficiencia: y es que la gestión de documentos a través del ordenador es mucho más ágil y rápida que en papel, ya que existe la posibilidad de realizar búsquedas, compartir con todos los empleados, restringir accesos,…

• Aumento en la seguridad de la información: los documentos en papel pueden traspapelarse e, incluso, ser sustraídos o robados. Una carpeta con acceso restringido, sin embargo, ofrece un nivel de protección mucho más alto, al ser necesario una contraseña para acceder a ella.

• Reducción de gastos: Impresora, toners de tinta, folios,… ¡serán cosa del pasado! Estas ventajas son las que están llevando a muchísimas empresas a utilizar con eficiencia los recursos que nos brindan las nuevas tecnologías.

¿Quieres sumar tu oficina a esta iniciativa? Sigue leyendo…

¿Cómo conseguir la digitalización de tu oficina?

Una opción fácil, y la que recomendamos, es contratar a una empresa especializada en gestión documental como Somarsa y dejar en sus manos el proceso de digitalizar todos los documentos en el formato apropiado, evitando errores y generando un flujo de trabajo eficiente.

Si prefieres hacerlo por tu cuenta, aquí te dejamos unos consejos para que el proceso sea lo más sencillo posible:

– Realiza el proceso poco a poco. Lo primero es generar un protocolo de gestión y manejo de documentos que no incluya la necesidad de imprimir todo archivo con el que se trabaje.

– Utiliza un programa de digitalización de documentos (en el propio lector de documentos de Adobe se incluye una función para digitalizar documentos y guardarlos en formato PDF)

– Realiza controles de manera puntual y dedica alguna jornada cada cierto tiempo a digitalizar los documentos nuevos.

– Guarda una copia de seguridad de todos los archivos de tu empresa en un disco duro de gran capacidad o en un espacio de almacenamiento en la nube y realiza copias de seguridad continuas para evitar pérdidas de información.

Con estos consejos puedes empezar a poner rumbo hacia la eficiencia tanto laboral como medioambiental en tu oficina.

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