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Ventajas de la gestión documental en tu negocio

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En Somarsa sabemos que uno de los punto clave del éxito de una empresa se basa en crear un flujo de trabajo eficaz que permita reducir tiempos y recursos.

Para nosotros, la correcta administración de documentos internos (facturas, informes, balances, dosieres, proyectos…) es la clave para agilizar ese proceso de trabajo y pasa por la simple implantación de un software que detecte y clasifique automáticamente dichos documentos.

A día de hoy, no todas las empresas son realmente conscientes de las consecuencias negativas que puede conllevar una mala gestión de archivos y documentos.

A continuación puntualizamos y evaluamos dicha cuestión:

Efectos de una mala gestión documental.

  •  Pérdida de tiempo y disminución de la productividad. Existen estudios que han demostrado que, en algunos sectores, el 30% de la jornada de trabajo se dedica a buscar documentación.
  • Duplicado de documentación.
  • Errores en los trabajos debidos al uso de versiones obsoletas.
  • Aumento de los costes derivados del consumo de papel.

Todo ello se puede traducir, no solo en una pérdida de rentabilidad de la compañía, sino en una reducción en la eficacia del trabajo de los empleados, e incluso en la pérdida de satisfacción de algunos clientes.

Ventajas de la mejora en la gestión de documentos.

Aquellas empresas que apuestan por invertir en la gestión documental pueden asesorarse fácilmente con Somarsa, especialista en estos sistemas, que estudiará y adecuará todo lo necesario para que su negocio se beneficie de una serie de ventajas incuestionables, tales como:

  • Mayor productividad y rentabilidad.
  • Ahorro de costes.
  • Ahorro de tiempos.
  • Mejora del ROI.
  • Se facilita el cumplimiento de la normativa, como por ejemplo la LOPD.
  • Movilidad. Los archivos digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar. – Mejora de la motivación de los empleados.

Por tanto, se considera especialmente importante la inversión que una empresa pueda hacer en optimizar la gestión documental; de manera que

Con el uso de equipos multifunción, escáneres y programas de digitalización adaptados, junto a una gestión corporativa adecuada, se podrá conseguir trabajar como una oficina «sin papeles o paperless».